自治会長の連絡先の提供方法

深谷市自治会連合会（以下、「連合会」という。事務局：深谷市協働推進部自治振興課）では、自治会と市との連絡調整を円滑に行うため、自治会長名簿を作成しています。

この「自治会長名簿」は、自治会長の名前・ご住所・電話番号などは個人情報にあたります。深谷市自治会連合会名簿取扱規程に基づき運用・管理をしており、適切な取り扱いをしています。  

自治会長名簿の個人情報について、以下に該当し、自治会長の同意を得られた場合は、連合会外部へ提供することができます。

・深谷市に転入又は転居したので、自治会へ加入したい

・今まで自治会に入っていなかったが、自治会のことについて相談したい

・ごみ収集所設置の関係、道路や水道工事等の関係で、自治会長に相談したい

・新築を販売、入居者にその地区の自治会長に周知したい  

自治会長情報は、個人情報を当該目的のみ使用し、無断で第三者で提供しないこと、個人情報の外部漏洩がないよう管理を徹底することに同意した上で提供するものです。上記同意事項を遵守できない場合、開示をすることができません。

以下の3つの方法により申請をすることができます。

令和8年4月から電子申請による受付を開始します。電話や来庁が不要となりますので、ご活用ください。（従来の方法でも申請可能です。）

以下の電子申請フォームから必要事項を入力のうえ送信してください。

情報の開示は電話（口頭）で行います。

(電子申請フォーム 二次元コード）

申出者が自身の氏名、連絡先、開示理由を連合会事務局に伝えていただきます。

情報の開示は電話（口頭）で行います。

（注）自治会への加入の取り次ぎを市役所で行うこともできます。

様式第1号「自治会連合会名簿外部提供申出書兼受付票」に、申出日、氏名、連絡先（会社代表、担当個人の連絡先どちらでも可）、申出理由、対象地番、使用期限を記入し、連合会事務局に、郵送・ファクス・メール・窓口等でご提出いただきます。

情報の開示は、窓口に来庁した場合のみ紙面での提供を行い、その他は電話での開示となります。

提出された申出を基に、規程に照らして個人情報を提供することができるかどうか審査を行います。

申出の内容について、申出者へ問い合わせを行う場合がありますので予めご了承ください。

審査の結果、開示が適当であると認める場合は、申出者に自治会長情報を提供します。

開示の方法は以下のとおりです。

・電子申請による申出：電話（口頭）で開示

・電話による申出：電話（口頭）で開示

・窓口で申出書を提出：紙面で開示

・メール、ファクス、郵送で申出書を提出：電話（口頭）で開示