公民館の使用料の返還や利用予約の変更等について (市長への手紙 内容と回答)

先日、●●公民館を一般で2時間予約して1200円支払いました。子供数人で使用する為に。しかし、子供達がインフルエンザにかかり、体育館をかりることが出来ないので電話をしました。日付の変更が出来ないか。聞けば一週間前までなら変更出来るけど、今はもう出来ない。しかもお金も返ってこない。ぼったくりです。使わないのにお金をとられるし、日程変更も出来ないなんて。ひどくないですか？日付変更は一週間前なんて聞いていません。

（ご意見の表記を一部変更して掲載しております）

（受付日 令和2年1月17日）

公民館施設の使用料につきましては、深谷市公民館条例および同施行規則に基づき、災害等の利用者の責めに帰することができない理由等により、利用することができない場合を除いて、還付を行っておりません。一方で、利用者の便宜を図るため、利用予約の変更につきましては、1週間前までに手続きいただいた場合に限り対応している状況ですので、ご理解をお願い申し上げます。
このたび、●●様から説明が不足していたとのご指摘をいただき、改めて対応について検討いたしました。今後、使用料の返金や利用予約の変更に関する取り扱いにつきましては、本申請（支払い）時に発行する「公民館利用許可書兼領収書」に明記するなど、職員の対応を含めて改善を図ってまいりますので、併せてご理解をお願い申し上げます。

（回答日 令和2年3月2日）