公共施設の利用キャンセルについて (市長への手紙 内容と回答)

私は、ソフトテニスの愛好者です。日頃は、深谷市、本庄市、熊谷市、美里町等で活動しており、どの市町も翌月まで予約できます。
私は、毎朝一ケ月先の予約を入れるのに四苦八苦しております。
今回、ご検討をお願いしたいのは 予約しても急な用事などで利用できなくなった時にキャンセルがもう少し柔軟に対応して頂けないかということです。
ちなみに近隣の市では一週間前までならキャンセルできる施設もあります。ただし、返金はなく新たな日程で予約することができます。また別の近隣市では当日の電話でもキャンセルできます。
先日、利用の2週間前に予約したコートが使えなくなり、尋ねたところ、原則キャンセル禁止と言われました。当日、都合が悪くなるケースは多々あると思います。また、利用したい人がコートが空いているから借りたいと思う人がいると思います。
天候不順の時は、すぐに対応して頂けますが、都合で使わなくなったコートを見ると悲しくなります。誰かに使ってもらったらいいのにと思うのは私だけでしょうか。
近隣の状況も踏まえキャンセル時の対応をご検討頂けると幸いです。

（ご意見の表記を一部変更して掲載しております）

（受付日 平成31年2月20日）

日頃から、テニスコートをご利用いただき、ありがとうございます。
ご意見をいただいた利用申請後のキャンセルについて、天候や施設のコンディションにより利用に支障がある場合は、返金や変更申請を認めておりますが、●●様もご承知のとおり、利用者の都合によるキャンセルの場合は基本的に認めておりません。
これは、一部の利用者が複数の施設やテニスコートを1ヵ月間仮予約し、希望の施設以外を直前にキャンセルする事例について苦情をいただいており、こうしたことを防ぐためにも現状の運用としております。
なお、利用者都合のキャンセルの場合でも理由を伺い、内容によって変更申請を認めている場合もあります。その場合は、公共施設予約システム上で予約が可能となるよう対応しております。また、大会等の中止により、施設が利用可能となった場合は、受付窓口やホームページにおいて周知を行い、他の希望者が利用できるよう努めております。
今後も市民の皆様に、より安定した施設利用が図れるよう窓口対応や施設整備に努めてまいりますので、ご理解をお願い申し上げます。

（回答日 平成31年3月25日）