議会議事録の作成が遅すぎる件について (市長への手紙 内容と回答)

すでに口頭では要望していますが、議会の議事録が作成されるのが遅い。結局、議会での議事は自分でインターネット録画を見聞きしなくてはならない。
現状では、議事録が公開されるのが、次回の定例会の1週間前程度であり、遅すぎる。
議会事務局の答えは、「議事録作成業者は他の自治体の議事録も作成しているため、作成時期が重なり時間がかかってしまう」、「議事録作成業者は随意契約で契約している」
以上について、一市民としては、議事録作成の期限を契約に定め、できたものから公開するべきと考える。現に議会インターネット録画は、補正のあるものを除き、出来たものから公表している。また、議事録作成の遅い業者に随意契約で発注する必要はなく、他の自治体の議会議事録作成と時期が重なるのなら、他の業者も含め入札し、早く議事録作成のできる業者と契約を結ぶべきである。議事録作成は、さほど難しい作業ではない。
また、議会の議事を確認するのにインターネット録画を見聞きしていたのでは、結局、議会の議事にかかった時間が必要になってしまう。議事録を読んだ方が格段に速い。議会の意義ある議事を早く正確に理解するために、市民の時間の有効活用のために、議事録の作成をせめて、議会が終わってから2週間以内に完成させてほしい。

（ご意見の表記を一部修正して掲載しております）

（受付日 平成29年7月3日）

平素より深谷市議会の運営にご理解を賜り厚くお礼申し上げます。
●●様から「議会議事録の作成が遅い」とのご意見をお寄せいただきましたので、お電話でも議会事務局職員（以下「職員」という。）から概要をご説明させていただきましたが、改めて深谷市議会会議録（以下「会議録」という。）作成の流れをご説明させていただきます。
会議録の作成については、はじめに開催された議会の音声データを委託業者に渡します。次に業者が音声データを文字に起こした後、複数の職員が音声を聞き、不明瞭な部分は関係者に確認しながら校閲を行い、業者による校閲を経て印刷・製本となります。
なお、会議録署名議員が会議録の内容を確認し、会議録原本に署名を行い会議録として確定したのち、深谷市ホームページの深谷市議会会議録検索システムに掲載しております。
●●様からは、作成できた議事録から公開すべきとのご意見もいただきましたが、現在、会議録作成にかかる経費や職員と業者の校閲などの問題から、紙媒体の会議録について分冊による作成を行っておりません。
●●様からは、「議会録画は、補正のあるものを除き出来たものから公表している」とのご意見もお寄せいただきましたが、議会の録画中継は生中継終了後、3日程度（土、日、休日を除く）で、会議録公開までの間、いち早く議会内容を皆様にご覧にいただけるよう会議録作成業者とは別の業者が行っております。
一方、会議録については、先にもご説明したとおり、職員と業者による校閲作業に一定の期間を要するため、会議録の作成、内容の確認を経て、確定する必要がございます。
●●様もご承知のとおり、会議録は、深谷市ホームページの会議録検索システムによる公開と紙媒体の会議録による公開となります。当然、紙媒体の会議録公開については、印刷、製本に係る期間を要する分、深谷市ホームページの会議録検索システムによる公開より、準備期間がかかることになりますが、先の手順を経て、深谷市ホームページの会議録検索システムによる公開と紙媒体の会議録は、同時に公開する取扱いとしております。
次に、業者との契約については、現在、市では、深谷市ホームページの会議録検索システムの業者に会議録の作成を委託しております。会議録検索システムは、長期的に使用するものであり、システムのデータ管理などを考慮しますと単年度で業者変更を行うことは適当ではないこと、当該システムの業者が最も迅速かつ確実に対応できることから随意契約をしているものでございます。
最後に、議事録の完成を閉会後2週間以内にというご意見をいただきましたが、会議録は、会議の次第を記録した公文書であり、正確さが求められ、かつ地名や言い回し、その自治体独自の表記などがあり、幅広い分野の行政用語を多用していることから、その作成にあたりましては、職員と業者の双方で、細部にわたり文言を確認している現状を考慮しますと、閉会後2週間以内の完成は困難でございます。
なお、会議録の公開までに要する日数について、近隣の議会事務局にも確認いたしましたが、他の議会事務局も本市同様、概ね60日前後を要していることから、併せてご理解をお願い申し上げます。

（深谷市議会議長による回答です）

（回答日 平成29年7月28日）